Wir möchten Ihnen die E-Mail-Entwurf-Funktion und einen interessanten neuen Workflow für die Anreden vorstellen.
Die neuen DigiAuskunft läuft jetzt schon seit einem halben Jahr und auch wir im hbz sammeln weiterhin Erfahrungen. Die eingesetzte Software (Zammad) bietet eine Funktion für gemeinsame E-Mail-Entwürfe, damit man mit den Kolleg:innen gemeinsam an einer Antwort arbeiten kann, bevor diese abgeschickt wird. Um die Entwurf-Funktion einzurichten, müssen jedoch die aktuellen Einstellungen angepasst werden.
So funktionieren gemeinsame Entwürfe:
3) Man kann diesen aufrufen und ins Ticket einfügen.
Die Funktion wurde aktuell für alle Institutionen deaktiviert, da sie nicht fehlerlos ausgeführt werden konnte. Wenn Sie Interesse an der Entwurf-Funktion haben, müssen wir für Sie Ihre eingestellte Anrede ändern.
Hintergrund: Die Software bietet keine Einstellung, um direkt eine Anrede zu konfigurieren. Daher haben wir Ihnen diese in Ihre eigentliche Signatur eingefügt. Das funktioniert zwar, hat aber Nachteile:
- beim Antworten erscheint der Cursor an der falschen Stelle
- beim Weiterleiten wird der Name des ursprünglichen Absenders automatisch eingefügt (wie beim Antworten)
- Entwürfe funktionieren nicht
Die Lösung kann darin bestehen, die voreingestellte Anrede zu entfernen. Dadurch werden E-Mail-Entwürfe verfügbar. Die Anrede kann dann beim Beantworten mit einer Schnellfunktion eingefügt werden.
Hier eine Demonstration:
Die voreingestellte Antwort enthält keine Anrede mehr. Wenn man möchte, kann man die Anrede schnell mit "::anrede" einfügen. Oder man tippt diese selbst ein (manchmal bietet sich sowieso eine andere Anrede wie "Hallo xy" an).
Der Textblock mit der Anrede-Funktion ist ab jetzt für alle Institutionen aktiviert. Probieren Sie es gerne einmal aus. Wir können auch individuelle Anreden pro Institution hinterlegen.
Haben Sie Interesse an gemeinsamen Entwürfen? Grundlage hierfür ist das Entfernen der voreingestellten Anrede, dann können wir dies für Sie aktivieren. Melden Sie sich gerne, wenn Sie Fragen haben oder es ausprobieren möchten, beim Kunden-Support.