Hintergrund
Früher waren in der DigiAuskunft Textbausteine und FAQs getrennte Module. Textbausteine sind eine Wissenssammlung mit Antworten zu verschiedenen Themen und FAQs eine Informationssammlung mit internen Infos. Da das neue System eine vielseitig nutzbare Knowledgebase bietet, nutzen wir dieses Modul für beide Anwendungsfälle.
Anwendungsbeispiel
Eine bestimmte Frage zu E-Medien wird häufig von Nutzer:innen gestellt, daher wird ein Textbaustein formuliert und hinterlegt. Wird die Frage in einem neuen Ticket erneut gestellt, kann man mit ?? eine Suche aufrufen, ein Stichwort eingeben und so den passenden Textbaustein einfügen. Soll eine interne Information hinterlegt werden, kann man diese ebenso einfach abspeichern (ggf. passend benannt oder in einer passenden Kategorie). Es können sogar Informationen öffentlich geschaltet und den Nutzer:innen zur Verfügung gestellt werden.
Textbausteine einfügen
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, Textbausteine einzufügen:
Über Ihren Textbausteine-Ordner: Klicken Sie auf "Antworten", um die E-Mail-Bearbeitung des Tickets zu öffnen. Klicken Sie nun links auf "Textbausteine & FAQs" und navigieren Sie in den Ordner Ihrer Einrichtung, in dem Sie den passenden Textbaustein heraussuchen können. Das in Bearbeitung befindliche Ticket bleibt parallel in einem Tab geöffnet. Kopieren Sie den Text des Textbausteins und klicken Sie das das Tab Ihres Tickets. Setzen Sie den Cursor an eine passende Stelle und fügen Sie den kopierten Textbaustein ein.
Über den Shortcut: Klicken Sie auf "Antworten" und setzen Sie den Cursor an die passende Stelle in der E-Mail. Wenn Sie nun ?? eingeben, können Sie mit einer Stichpunkt-Suche den passenden Textbaustein heraussuchen und mit einem Linksklick (oder Enter) auf das jeweilige Suchergebnis einfügen.
Tipp: Vergessen Sie nicht, Ihre Mail über den Button "Aktualisierung" abzusenden!
Bearbeitung
Navigieren Sie in den Textbausteinen und FAQs in den Ordner Ihrer Einrichtung. Klicken Sie oben rechts auf "Bearbeiten, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen. Jetzt können Sie neue Kategorien (Unterordner) und Antworten (Textbausteine oder FAQs) hinzufügen. Bei der Bearbeitung von Antworten können Sie mit Tastenkürzeln editieren. Speichern Sie unten mit Klick auf "Aktualisierung".
Aktuell: durch einen Bug ist momentan das Anlegen neuer Textbausteine nicht direkt möglich. Sie haben als Workaround nun einen Ordner "Neue Textbausteine" erhalten. Dort können Sie Textbausteine neu anlegen und dann zur gewünschten Stelle schieben. Die Entwickler der Software sind informiert und wir hoffen auf eine rasche Behebung.
Sie könnten auch folgenden Workaround nutzen: einen neuen Unterordner erstellen und ausschließlich darin arbeiten. Also z.B. Ihr Ordner "Bibliothek XY" und darin noch einmal "Textbausteine". Dann können Sie darin problemlos neue Unterordner und Textbausteine bearbeiten.
Sichtbarkeit
Die Sichtbarkeit können Sie in der Bearbeitung einer Antwort einstellen. Es gibt folgende Einstellungen:
- Entwurf (nur sichtbar für Agenten dieser Einrichtung)
- Intern (nur für eingeloggte Agenten sichtbar)
- Öffentlich (über das world wide web frei zugänglich)
- Archiviert (für veraltete Informationen)
Die anderen Einrichtungen, welche die DigiAuskunft nutzen, haben standardmäßig keine Sicht-Rechte auf Ihren Textbaustein-Ordner (außer Sie schalten einzelne Antworten öffentlich).
Die Sichtbarkeiten von Antworten werden durch verschiedene Farben dargestellt.
Öffentliche FAQs
Antworten können auf "Öffentlich" gestellt werden, um diese ohne Login sichtbar zu machen. Man kann so beispielsweise Nutzer:innen eine Informationssammlung zur Verfügung stellen oder einzelne Antworten verlinken. Der öffentliche Link ist dieser: https://digiauskunft-neu.digibib.net/faq/de-de
Am besten verlinken Sie direkt Ihren jeweiligen Ordner über den öffentlichen Link. Diesen finden Sie auch über das Pfeil-Symbol neben "bearbeiten". In der Öffentlichen Anzeige werden alle nicht-öffentlichen Antworten und Kategorien ausgeblendet.
RSS-Feed
Mit dem Link können Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm einen RSS-Feed einrichten, mit dem Sie über alle Änderungen Ihrer Kolleg:innen in den "Textbausteinen und FAQs" informiert werden.
Berechtigungen
Zu den einzelnen Kategorien können Lese- und Schreibrechte verwaltet werden. Standardmäßig haben nur Agenten Ihrer eigenen Institution das Recht in Ihrem Ordner zu bearbeiten und zu lesen. Wir empfehlen ausdrücklich, die Bearbeitungs-Berechtigungen nicht anzupassen.